Wat is het en waarom is deze belangrijk?
Een klant betaalt een huur niet. Wat doe je dan? Voordat je extra incassokosten in rekening mag brengen bij een klant, moet je eerst een WIK-brief sturen. WIK staat voor Wet Incassokosten. De brief wordt ook wel een 14-dagenbrief genoemd.
Met deze brief geef je de klant nog één laatste kans om de openstaande rekening te betalen zonder extra incassokosten. De klant krijgt hiervoor minimaal 14 dagen de tijd. Deze termijn begint te lopen op de dag nadat de klant de brief heeft ontvangen.
Wat moet er in een WIK-brief staan?
Een WIK-brief moet duidelijk en volledig zijn. De klant moet precies kunnen zien om welke rekening het gaat, hoeveel er nog betaald moet worden en wat de gevolgen zijn als de betaling uitblijft.
In een WIK-brief moeten onder andere de volgende gegevens staan:
- Het factuurnummer en het openstaande bedrag, zodat duidelijk is om welke rekening het gaat.
- Een omschrijving van de rekening, bijvoorbeeld voor welke dienst of welk product de klant nog moet betalen.
- Een duidelijke betaaltermijn van minimaal 14 dagen.
- Een waarschuwing voor extra kosten. Leg uit dat er wettelijke incassokosten en wettelijke rente kunnen worden berekend als de klant niet op tijd betaalt.
- Het bedrag aan incassokosten. Vermeld vooraf welk bedrag aan incassokosten de klant kan verwachten. Dit bedrag wordt berekend volgens de wettelijke regels en bedraagt minimaal € 40.
- Duidelijke betaalgegevens, zodat de klant eenvoudig kan betalen.
- De gegevens van jouw organisatie, zoals de naam, het adres, de contactgegevens.
Waarom is een goede WIK-brief belangrijk?
Een WIK-brief is meer dan alleen een betalingsherinnering. Het is een verplichte stap voordat je bij een huurder wettelijke incassokosten in rekening kunt brengen, het overdragen aan een deurwaarder.
Een fout of onvolledige WIK-brief kan ervoor zorgen dat je de incassokosten later niet op de klant kunt verhalen. Het is daarom belangrijk dat de brief aan alle wettelijke eisen voldoet en dat de juiste betaaltermijn wordt gebruikt.
Een goed incassotraject begint bij de basis
Een goede WIK-brief is een belangrijke eerste stap in het incassotraject. Omdat hier wettelijke eisen aan zijn verbonden, is het verstandig om deze niet zomaar zelf op te stellen. Een incassobureau of gerechtsdeurwaarderskantoor kan ervoor zorgen dat de brief juridisch correct is en aan alle wettelijke eisen voldoet. Zo voorkom je fouten in het voortraject en vergroot je de kans dat de vordering en eventuele incassokosten later correct kunnen worden geïnd.
Voor woningcorporaties is daarnaast ook de inhoud van de algemene huurvoorwaarden belangrijk. De kantonrechter toetst bij consumenten namelijk ambtshalve of bepalingen in de huurovereenkomst en algemene voorwaarden eerlijk en wettelijk toegestaan zijn. Zijn bepalingen over bijvoorbeeld incassokosten niet juist, dan kan de rechter besluiten deze kosten niet toe te wijzen.
Een juridisch correcte WIK-brief én goede algemene huurvoorwaarden vormen daarom samen een belangrijke basis voor een succesvol incassotraject.
Corp Support helpt hier dagelijks onze opdrachtgevers bij. We ondersteunen woningcorporaties bij het controleren en opstellen van WIK-brieven, het beoordelen van algemene huurvoorwaarden en het goed inrichten van het incassoproces. Zo zorgen we samen voor een juridisch sterke basis en een efficiënte aanpak.
Een goede WIK-brief is dus niet alleen een laatste herinnering aan de klant, maar een belangrijke basis voor het verdere incassotraject.